Przewodniczący i członkowie komisji egzaminacyjnej oraz student zobowiązani są do dysponowania na czas przeprowadzenia egzaminu dyplomowego sprzętem wyposażonym w kamerę i mikrofon oraz łączem umożliwiającym przesyłanie danych video z zapewnieniem wystarczającej jakości transmisji danych – informacje techniczne.
Przewodniczący sprawdza czy wszyscy członkowie komisji oraz student widzą się jednocześnie, prosząc każdą z osób o potwierdzenie. Ponadto prosi studenta, aby podczas trwania egzaminu zdalnego cały czas był widziany i słyszany, a ewentualne usterki techniczne np. zanikanie obrazu, problemy z dźwiękiem itp. utrudniające uczestnictwo w egzaminie zgłaszał na bieżąco.
Przewodniczący prosi uczestników wideokonferencji o wyrażenie gotowości do przeprowadzenia egzaminu zdalnego. Ogłasza moment rozpoczęcia egzaminu i rozpoczyna jego rejestrację.
Za prawidłowy przebieg egzaminu odpowiada przewodniczący.
Przewodniczący weryfikuje dane osobowe studenta, następnie informuje studenta o zakazie korzystania w czasie egzaminu z zewnętrznych źródeł wiedzy (np. nośników technicznych, książek, notatek, pomocy naukowych czy osób trzecich).
W pierwszej części egzaminu dyplomowego student przedstawia maksymalnie 10 minutową prezentację. W drugiej części egzaminu student odpowiada na 2 pytania dotyczące zagadnień związanych z tematyką pracy dyplomowej oraz na co najmniej 2 pytania z puli zagadnień egzaminacyjnych zadanych przez członków komisji.
W przypadku trudności technicznych uniemożliwiających przedstawienie prezentacji student otrzymuje od komisji egzaminacyjnej łącznie 5 pytań: 2 pytania dotyczące treści pracy dyplomowej i 3 pytania z wiedzy uzyskanej w toku studiów.
Jeśli w czasie odpowiedzi studenta na dane pytanie połączenie zostanie zerwane, przewodniczący podejmuje próbę jego ponownego nawiązania, przy czym próba podejmowana jest maksymalnie trzykrotnie w okresie 5 minut. Jeśli połączenie zostanie przywrócone, pytanie zostaje unieważnione.
Jeżeli w trakcie egzaminu dojdzie do trwałego przerwania połączenia pomiędzy członkami komisji albo pomiędzy komisją a zdającym egzamin studentem, przewodniczący komisji podejmuje decyzję czy przebieg egzaminu do momentu przerwania połączenia pozwala komisji ocenić egzamin i:
stwierdza zakończenie egzaminu i wystawienie oceny; albo
unieważnia egzamin.
Utratę połączenia, przerwanie egzaminu oraz decyzję o jego unieważnieniu odnotowuje się w protokole egzaminu.
Po przeprowadzeniu egzaminu dyplomowego przewodniczący informuje, że komisja rozpoczyna obrady i nastąpi rozłączenie ze studentem, a po ich zakończeniu połączenie zostanie przywrócone (konieczne odświeżenie strony przez studenta)
Po ponownym połączeniu ze studentem, przewodniczący komisji informuje studenta o ustalonym przez komisję wyniku egzaminu dyplomowego i ogłasza decyzję w sprawie nadania właściwego tytułu zawodowego.
Egzamin dyplomowy uznaje się za zakończony i następuje rozłączenie z poszczególnymi uczestnikami wideokonferencji.
